​Waarom je als Visma Net-klant geen selectietraject van maanden nodig hebt voor vastgoedbeheer

Grip op je vastgoedbeheer met Visma Net

Je verhuurt woningen, bedrijfspanden of parkeerplaatsen. Ergens staan contracten verspreid over mappen, Excel-sheets en de mailbox. Indexaties zijn elke keer handwerk. Prolongaties komen pas in beeld als het bijna te laat is. Finance en vastgoedbeheer werken met net andere cijfers. Je weet: dit kan slimmer. Alleen… weer een nieuw systeem en weer een implementatietraject? Daar zit niemand op te wachten.

Volgens Charles Rommelaar, oprichter van Arch-IT, speelt die vraag bij veel organisaties. Met twintig specialisten is zijn bedrijf de grootste Visma Net-implementatiepartner van Nederland. In dit artikel vertelt hij waarom organisaties die al met Visma Net werken geen langdurig selectietraject nodig hebben om grip te krijgen op hun vastgoed.

Excel is prachtig, maar niet voor vastgoedbeheer

Arch-IT richt financiële administraties in met Visma Net. Het valt consultants regelmatig op dat er veel panden in de vaste-activalijst staan. Je zou machines of inventaris verwachten, maar het blijken verhuurde panden te zijn. Rommelaar: "Dan vragen wij: wat doe je met al die panden? Verhuur je die? Hoe beheer je dat?" Het antwoord is vrijwel altijd hetzelfde: Excel. "En dan weten we genoeg."

Neem een verhuurder met zestig panden die vastloopt op het beheer. Facturen, prolongaties, indexaties, contracten: het gaat handmatig of in losse bestanden. Rommelaar benoemt het risico: "Je wilt minimaal een seintje van je systeem als een huurperiode afloopt. Loopt die op 1 december af, dan wil je op 1 oktober al actie kunnen nemen. Als je dat in Excel bijhoudt, gaat het een keer mis." Datzelfde geldt voor indexeren en verlengen van contracten.

Wat handmatig vastgoedbeheer werkelijk kost

Reken even mee. Een jaarlijkse indexatie van 4% op een huur van €1.000 is €40 per maand. Bij vijftig woningen in portefeuille is dat €2.000 per maand die je misloopt als de indexatie niet doorgevoerd wordt. Kom je er pas na drie maanden achter, dan praat je over €6.000. Theoretisch kun je nafactureren, maar in de praktijk kost dat uitleg, gedoe met huurders en soms een correctie die je voor eigen rekening neemt. Dat is geen theoretisch scenario, dat is wat er gebeurt als één persoon met het Excel-overzicht ziek wordt of vertrekt.

Zonder een goede financiële koppeling zijn er twee waarheden. Finance rapporteert andere cijfers dan vastgoedbeheer. De controle daarvan kost veel tijd.

"Waar de meeste organisaties mee worstelen is de stap naar een oplossing, zonder opnieuw in een langdurig IT-traject te belanden," zegt Rommelaar.

Vastgoed en finance op één plek

Kies je een losstaande vastgoedoplossing, dan komt er bijna altijd een koppelingstraject bij: integratie, dubbele inrichting en twee systemen die synchroon moeten blijven. Bij updates is het afwachten of alles nog werkt. Dat is precies de complexiteit die je juist níet zoekt.

Solidbricks-Vastgoed werkt anders: het is gebouwd op Visma Net. De financiële basis is er dus al. Contractbeheer, prolongatie, automatische indexatie (met CBS-koppeling) en realtime rapportages gebruiken hetzelfde platform als je boekhouding. Gegevens voer je één keer in en ze kloppen overal. Een debiteurnummer in Visma Net is hetzelfde debiteurnummer in Solidbricks. Een factuurnummer in Visma Net is hetzelfde factuurnummer in Solidbricks. Tabelwaarden zijn identiek. Dat klinkt als een detail, maar het betekent dat er niets vertaald of gesynchroniseerd hoeft te worden.

Concreet: je legt een contract één keer vast met ingangsdatum, looptijd en indexatiemoment. Het systeem seint je wanneer een periode afloopt, berekent de indexatie op basis van CBS-cijfers en zet de factuur klaar. Jij controleert en keurt goed, de rest loopt door. Geen dubbel werk, geen handmatige afstemming tussen afdelingen.

Werk je al in Visma Net, dan blijft de financiële kant zoals die is. Daar komt je vastgoedportefeuille netjes en realtime bij. Bij een standaardinrichting kan een livegang in twee dagen. Dat is uitzonderlijk snel voor vastgoedsoftware, maar logisch als je bedenkt dat het platform er al staat.

Solidbricks-Vastgoed is dus geen los systeem dat aan je administratie hangt. De inrichting volgt de dagelijkse praktijk van vastgoedbeheer: contracten, verhuurbare eenheden, indexatie, prolongatie en rapportage. Financiële en vastgoedprocessen zijn als één geheel ontworpen. Dat maakt de inrichting overzichtelijker, verkleint de kans op fouten en zorgt dat de oplossing meegroeit met je portefeuille.

Samenwerken met Arch-IT en Solidbricks

Een vastgoedoplossing goed inrichten vraagt domeinkennis: hoe contracten werken, wanneer indexaties vallen, hoe prolongaties lopen en wat er gebeurt als je één signaal mist.

Arch-IT heeft die combinatie in huis. Rommelaar: "Zie ons als het verlengstuk van Solidbricks. Wij denken mee, richten het in, nemen je stap voor stap mee en zorgen dat alles netjes aansluit."

Bij bestaande Visma Net-klanten ziet Arch-IT in de administratie vaak al snel dat er verhuurd wordt, introduceert Solidbricks-Vastgoed en richt het in. Bij nieuwe klanten werken Arch-IT en Solidbricks samen: Arch-IT voor Visma Net, Solidbricks voor de vastgoedmodule. Korte lijnen, één verhaal.

Als je Visma Net hebt en vastgoed beheert, is dit geen IT-keuze

Je kunt maanden besteden aan een selectietraject, offertes vergelijken en demo's bekijken bij partijen die je financiële platform niet kennen. Je kunt een losstaand systeem aanschaffen en vervolgens een integratietraject ingaan om het aan Visma Net te knopen. Of je kiest voor de oplossing die al draait op het platform waar je dagelijks in werkt, geïmplementeerd door de partij die dat platform het beste kent.

Wil je zien hoe dit er voor jouw situatie uitziet? Plan een demo.