​Procesautomatisering met een toekomstbestendige workflow-engine voor BPD: “De engine is nóg mooier en beter geworden dan ik had gedacht”

Over BPD

BPD is een gebiedsontwikkelaar die al sinds 1946 aantrekkelijke leefomgevingen realiseert in Nederland en Duitsland. Met een integrale aanpak rondom gebiedsontwikkeling zet het bedrijf in op betaalbaarheid én duurzaamheid. In de afgelopen decennia heeft BPD de bouw van circa 395.000 woningen mogelijk gemaakt. Meer dan één miljoen mensen wonen vandaag de dag in woonwijken waar de bijdrage van BPD zichtbaar is.

De behoefte

Binnen BPD werden diverse werkprocessen geoptimaliseerd en geautomatiseerd door middel van een workflow-engine. Deze workflow-engine voldeed niet langer aan de eisen van BPD en was bovendien om diverse redenen niet meer toekomstbestendig. Voor het vervangingsvraagstuk stelde BPD een Programma van Eisen op dat onder andere de volgende elementen bevatte: Eenvoud, Kosteneffectief, Selfservice, Soevereiniteit, Integreerbaarheid en Standalone.

De oplossing

Een marktsurvey naar open-source-tooling en standaard workflow-tooling leverde geen producten op die in voldoende mate voldeden aan het Programma van Eisen. Het alternatief dat automatisch in beeld kwam: maatwerk, een keuze die altijd zorgvuldige besluitvorming vergt. Twee vragen speelden een belangrijke rol: ‘Is de complexiteit van het product te overzien?’ en ‘Is er voldoende vertrouwen in de ontwikkelpartner?’

BPD had voldoende kennis en ervaring om te weten dat de realisatie van een workflow-engine in essentie zeer eenvoudig is en een beperkte investering vergt. Het bedrijf had reeds goede ervaringen met ontwikkelpartner Solidbricks op het gebied van enginebouw (het gebruikt onder andere de CAMT-engine van Solidbricks voor het automatiseren van bepaalde financiële processen) en wist dat het leveren van integratie-oplossingen, een belangrijk aspect van workflow-engines, onder de kerncompetenties van Solidbricks valt.

Een extra meevaller: Solidbricks’ softwareontwikkelaar Edwin kon een zelfstandig ontwikkelde workflow-engine als quickstart inbrengen.

De voordelen van Solidbricks

• Sterke technische kennis in huis
• Agile aanpak
• Goed trackrecord op het gebied van engines en integratie
• Prettige communicatie
• Proactieve langetermijnpartner

“De workflow-engine die Solidbricks nu heeft gerealiseerd, voldoet volledig aan onze wensen en eisen,” zegt Frank Baerveldt, hoofd IT office bij BPD. “Sterker nog, de gebruiksvriendelijkheid van de user interface is ver boven verwachting.”

“Het vertrouwen was er”

BPD en Solidbricks werken al lange tijd samen. “Daardoor kennen we elkaars sterke punten en voelen we elkaar als team beter aan,” vertelt Frank. “Je weet wat je van elkaar verwacht en bij wie je moet zijn. De communicatie verloopt dan erg efficiënt. Maar de basis blijft dat je een groep hele goede ontwikkelaars hebt. Dat is goud waard. Het vertrouwen was er daarom al.”

“We hebben altijd wederzijds ingestoken op een partnership”

De term ‘samen’ kenmerkt hoe Frank de relatie tussen BPD en Solidbricks ziet: “We hebben altijd wederzijds ingestoken op een partnership. Dat we voor het realiseren van de workflow-engine samen zijn opgetrokken, past goed binnen dat plaatje.”

“Door kortcyclisch te werken, maak je maximaal gebruik van voortschrijdend inzicht”

Een intensieve samenwerking was nodig. “We werkten in sprints van twee weken en kwamen na afloop van elke sprint samen,” vertelt Frank. “Tijdens zo’n ontwikkeltraject kom je altijd wel uitdagingen tegen. Vaak deden we tijdens de tweewekelijkse meeting een brainstorm, waarna Edwin ermee aan de slag ging. Hij kwam dan altijd snel met een vervolgoplossing, zodat we verder konden. Zo zijn we snel tot een MVP (minimum viable product) gekomen. Door kortcyclisch te werken, maak je maximaal gebruik van voortschrijdend inzicht.”

Dit principe is ook in het product geïntegreerd. Frank: “Je kunt het proces dat je ontwerpt, direct in prototype-modus uitvoeren. Ook de benodigde schermen voor gebruikersinput worden dan dynamisch gegenereerd. Dit geeft een enorme versnelling in ontwikkeling. Zo zijn er vele geavanceerde features (zoals lifecycle-management: van prototype tot archiving) gerealiseerd die toch geen afbreuk doen aan de eenvoud van het product.”

“Alle doelgroepen worden prima bediend door dit product”

De eerste vraag was of een Power-user (selfservice) goed met het product uit de voeten zou kunnen. “Ik durfde de uitdaging wel aan en heb in anderhalve dag een prototype van een geavanceerde factuurworkflow met alle gewenste toeters en bellen gemaakt,” vertelt Frank. “Op een enkel schoonheidsfoutje na werkte het product prima.”

Ook de professionals van Solidbricks kunnen goed met het product uit de voeten: “Zij hebben een ander perspectief, waarbij onderhoudbaarheid, hergebruik en testbaarheid belangrijke aspecten zijn.”

Dan is er nog een derde groep gebruikers: de beheerders. Frank: “Dankzij uitgebreide logging hebben zij on the fly inzicht in de status en geschiedenis van alle workflows. Kortom, alle doelgroepen worden prima bediend door dit product!”

“Er staat een mooi standalone-product”

Kijkt Frank met een goed gevoel terug op het ontwikkel- en implementatietraject? “Jazeker,” zegt hij. “Er staat een mooi standalone-product met uitstekende integratiemogelijkheden dat grote waarde heeft voor BPD. Met de term ‘workflow-engine’ doen we het overigens tekort. Het product bestaat uit een grafische workbench waarmee je processen kan modelleren. Dit resulteert in een procesdefinitie in XML-format, die door de workflow-engine wordt uitgevoerd.”

Volgens Frank reiken de mogelijkheden ver: “Ik geloof dat dit product ook voor andere bedrijven interessant kan zijn. En als Solidbricks het zou willen vermarkten, dan staan wij daarvoor open. Sterker nog, het zou eigenlijk zonde zijn om het product alleen binnen BPD te gebruiken.”