Van eerste idee tot productie: hoe de nieuwe workflow-engine voor BPD tot stand kwam

In onze vorige blogpost vertelden we wat we bedoelen met proactief partnerschap (onze 2 P’s). Maar hoe ziet dat eruit in de praktijk?

Vandaag illustreren we dit door je mee te nemen in het proces dat we recentelijk doorliepen met onze klant BPD. Het bedrijf had een toekomstbestendige workflow-engine nodig. Maar standaard tools bleken te prijzig en open-source-alternatieven pasten niet. Wat Solidbricks deed? Zélf aan de slag gaan. Softwareontwikkelaars Edwin Rijkee en Harmen van Keimpema én teamleider Chris de Kok vertellen hoe dat verliep!

“Wat als we mijn prototype ontwikkelen tot een nieuwe workflow-engine?”

Jarenlang gebruikte BPD een workflowtool van een derde partij. Toen bleek dat deze tool verouderd was en niet meer werd doorontwikkeld, startte Solidbricks een zoektraject op. Harmen dook in een reeks workflow-engines om deze met elkaar te vergelijken. Daarbij waren diverse voorwaarden leidend: “Wij wilden eventuele problemen zoveel mogelijk zelf kunnen oplossen voor BPD. En een betaalbare prijs was een harde eis. Veel kant-en-klare oplossingen zijn heel duur.”

Wat het onderzoek uitwees? “Geen van de tools voldeed volledig,” vertelt Harmen. “Daarnaast ontbrak één cruciale functie vrijwel overal: de mogelijkheid om taken aan specifieke gebruikers toe te wijzen. Ook wilden we dat BPD zou kunnen ‘tijdreizen’. Dit betekent dat je kunt terugkijken op elk moment in de workflow.”

Edwin vult aan: “Die optie ontbrak bij de oude workflowtool. Daar zag je wel de gevolgen van een fout, maar niet de oorzaak.”

De onderzoeksresultaten van Harmen brachten Edwin op een idee. “Ik had inmiddels een prototype liggen,” vertelt hij. “Dit had ik ‘achter de schermen’ op eigen initiatief gebouwd. BPD had destijds nog niet aangegeven dat zij de bestaande workflowtool wilden vervangen, maar ik had al de nodige problemen waargenomen. Toen Harmens vergelijkend warenonderzoek uitwees dat geen enkel partij precies bood wat BPD nodig had, deed ik een voorstel: ‘Wat als we mijn prototype ontwikkelen tot een nieuwe workflow-engine?’”

“Dit is de moeilijke, maar ook de koninklijke route”

Als teamleider stelde Chris eerst een moeilijke, maar eerlijke vraag: ‘Komt dit voorstel voort uit onze liefde voor technologie óf is dit echt de juiste keuze voor BPD?’

"Wij zijn techneuten in hart en nieren en vinden het geweldig om zelf software te bouwen,” legt Chris uit. “Tegelijk brengt dit soort trajecten meer risico met zich mee: je bewandelt geen gebaand pad en werkt niet met bewezen technologie. Vanuit mijn rol als teamleider was het daarom belangrijk dat zowel wij als onze klant het vertrouwen hadden om deze stap te durven zetten. Zonder de juiste mensen op de juiste plek had ik het absoluut niet gedaan."

Uit een zorgvuldige analyse bleek dat dit wél het geval was. Wel legde het team zichzelf hiermee een ambitieuze taak op. Chris: “Het is een veiligere route om te kiezen voor een pakket dat andere bedrijven ook al gekozen hebben. Maar dat een pakket elders werkt, betekent niet dat het ook het beste aansluit op de werkwijzen en processen van BPD. BPD had veel vertrouwen in ons, en samen kwamen we tot de conclusie dat dit de moeilijke, maar ook de koninklijke route was. Daarop waagden we samen de sprong.”

“De engine is nóg mooier en beter geworden dan ik had gedacht!”

Een jaar lang gingen Edwin, Harmen en Chris elke twee weken om de tafel met BPD. Edwin bouwde de task processor, Harmen werkte aan de workflow en Chris coördineerde het project.

Het eerste proces dat het team onder handen nam, was meteen uitgebreid en cruciaal voor de bedrijfsvoering. Het betrof de flow rondom het goedkeuren van facturen. Samen stelden de teamleden richtlijnen op voor het juiste abstractieniveau. Stap voor stap, op basis van voortschrijdend inzicht.

Het was een flink traject, maar het resultaat mag er zijn. Frank Baerveldt, hoofd IMT bij BPD: “De engine is nóg mooier en beter geworden dan ik had gedacht!”

Ben je benieuwd naar de klantcase, waarin Frank vertelt hoe hij het proces ervaren heeft? Je leest zijn verhaal hier.

Wil je weten wat Solidbricks voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op.